Un kit para trabajar menos y producir más

Hacer menos, pero mejor. Este es el objetivo que dice haberse marcado para 2017 Miguel Arias en su blog emprender a golpes. También el libro del autor británico Greg McKeown, Esencialismo, la búsqueda de lo importante, alerta del riesgo de la adicción al trabajo. El peligro es que la obsesión por la productividad acaba convirtiéndose en un catalizador para el fracaso ya que conduce a la búsqueda indisciplinada de hacer cada vez más. El antídoto sería, pues, el que ha decidido aplicarse Miguel Arias para este año: la búsqueda disciplinada de hacer menos, pero mejor.

Esto es lo que propone también Isra García en su libro Ultraproductividad. Trabajar menos, producir más y vivir mejor, donde recoge el método que él mismo ha desarrollado para conseguir trabajar menos de 5 horas al día obteniendo, cada vez, mejores y más rentables resultados. El método es personal, es decir que cada cual deberá adaptarlo a sus circunstancias y preferencias, pero el autor facilita unas líneas generales para ayudar a diseñarlo.

Las 4 dimensiones que debes cultivar

Si solo produces y produces, llegará un momento en el que te vacíes y ya no tengas nada nuevo que aportar. Para ser eficiente y creativo, además de arrojar, hay que nutrirse y cultivar otras áreas que nos proporcionen la vitalidad necesaria. Podría resumirse con la expresión popular de recargar las pilas. Las áreas que hay que trabajar son las siguientes:

Lo físico: Se trata de desarrollar hábitos saludables. Las principales propuestas en este apartado son: dormir lo suficiente, preferiblemente las 8 horas seguidas, mantener una alimentación sana y practicar ejercicio diario en franjas horarias que cada cual determine.

Lo emocional: Una vida social gratificante con personas que nos aporten energía, leer, escuchar música que nos levante el ánimo, escuchar una charla Ted que nos motive, hacer algo nuevo cada día…hay muchas maneras de activar esa parte emocional que, con frecuencia, reservamos sólo para los fines de semana.

La parte espiritual: Requiere de la introspección y de la reflexión. Son muchas las personas que huyen de la soledad porque temen enfrentarse a sus propios pensamientos. Sin embargo, es la mejor vía para ser conscientes de cómo somos, de lo que hacemos o del entorno. La práctica de mindfullness o de yoga son muy recomendables para relajar la mente.

Intelectual: Incluye tanto el aprendizaje permanente como el trabajo. En este último caso, Isra García habla de las ventanas de eficiencia, esto es, identificar cuáles son aquellos momentos del día en los que somos más productivos y aprovecharlos para realizar las tareas más importantes. Él suele aplicarse 2 franjas al día de 90 minutos de trabajo intensivo porque ahí sitúa el límite de máxima concentración.

Los 3 hábitosque debes desarrollar

Sabiendo ya cuáles son las 4 áreas en las que debemos trabajar a diario para mantener el equilibrio personal, falta desarrollar los hábitos que conviertan ese planning inicial, en acción hasta implantarse de forma natural en la rutina diaria. Para ello hay que desarrollar 3 hábitos que, “si los consigues, ya puedes ir a cualquier sitio”, dice el autor. Son estos:

Autoconsciencia: Lo primero es ser plenamente consciente de lo que eres, de lo que te gusta y de lo que quieres cambiar. “Si no eres consciente y sincero contigo mismo, no harás nada”.

Disciplina: Una vez que hayas diseñado tu plan, tendrás que cumplirlo en la frecuencia estipulada. Así, si te propones media hora de lectura y otra media de ejercicio diario, recuerda que son innegociables. 

Iniciativa: Se refiere a la fuerza de voluntad. La que te hace dar el salto de la idea a la acción. Una idea no vale nada si no se ejecuta, hay que validarla fuera. Así que “hazlo y deja de embellecer ideas”.

Plan de acción para hacer menos

Ya hemos dicho que el objetivo final es mejorar el ratio de productividad trabajando menos y que el provecho de esa eficacia repercuta en beneficio propio. Cada cual aprenderá a conseguirlo a base de prueba y error, pero Isra García facilita unas pautas generales:

Márcate objetivos: Da igual del tipo que sean, personales o profesionales, y a esa lista de objetivos les asignas un tiempo para su ejecución. Puedes empezar con cosas pequeñas, pero tendrás que cumplirlas en el tiempo fijado y hacer un seguimiento.

Segmenta el día por horas: Lo mejor es hacer un calendario y repartir las tareas que te has propuesto para cada día de las 4 dimensiones. Como mejor te venga.

Sistematiza: Lo relaciona con categorizarlo todo al objeto de no repetir errores o replantearnos situaciones que ya hemos vivido. Fijar una respuesta de antemano a lo que nos interesa y lo que no, es una habilidad para ganar tiempo y eliminar ítems absurdos de la agenda. Él lo sistematiza todo mediante listas que acotan la toma de decisiones. Utiliza plantillas para contestar mails, elabora black list, se ha desprendido del televisor, no retuitea y escribe absolutamente todo lo que le viene a la cabeza por si acaso lo puede aprovechar más adelante. 

Prioriza: Hay que aprender a distinguir entre lo que es urgente, importante y esencial y realizar una lista con las cosas que incluimos en cada categoría. Su consejo para la lista de cosas urgentes es romperla, si se puede, porque suelen corresponder a las prioridades de otro. Las importantes las apreciamos nosotros y aquí también es importante priorizar y no procrastinar. En su opinión, es imposible realizar bien más de tres tareas al día, por eso las cosas importantes deben realizarse en esos momentos de mayor productividad. Una manera de ganar tiempo, es irse a la cama sabiendo ya cuáles son esas tres tareas importantes que deberás hacer el día siguiente.

Aprende a decir no: tanto a las personas como a las situaciones que no te aportan nada. Muchas reuniones, correos, actividades…podrían eliminarse de la lista sin que notásemos el efecto. Aprender a decir no es difícil cuando siempre has cumplido órdenes, pero es un hábito que hay que desarrollar, con elegancia pero sin pedir disculpas. 

El arte de las decisiones: Este podría enlazarse con la de sistematizar, dado que cada día tomamos más decisiones de las que pensamos, muchas de ellas absurdas. Así, para evitar plantearse la ropa que viste cada vez que pronuncia una conferencia, Isra García ha decidido vertir siempre de negro, de la misma manera que en las comidas se ha impuesto una dieta regular, ”macrobiótica, que es la que a mí me funciona”. Otra estrategia es delegar la toma de decisiones en gente de tu equipo o contratar a terceros servicios que sabes lo que van a hacer mejor que tu. “La cosa es eliminar decisiones que no aportan nada”.

Haz una dieta digital: Se refiere al hábito, cada vez más arraigado, de estar las 24 horas del día conectado. “Hay gente que lo primero que hace al despertarse es consultar el whatsApp y empresas obsesionadas con los likes y la comunicación, cuando lo realmente importante es tener un buen producto. Eso es lo que debe preocuparles porque, si lo consiguen, las estrellas y los likes llegarán solos”. Como experiencia, cuenta que él prescindió durante meses del iphone y no le pasó nada ni a él ni a su empresa.

Practica la aleatoriedad: Es útil para entrenar la creatividad. Él la consigue planteándose retos como trabajar un día con un ojo tapado, usar los pies para escribir o un ayuno voluntario de 20 días. “Igual no tiene sentido, pero es divertido y me sirve para ser más creativo”.

Cuida a tu equipo: Es también pata fundamental. “A mí me preocupa ayudarles a cumplir sus sueños. Si lo consiguen, su brillantez se multiplica y me ayudan, también, a cumplir los míos”.